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陕西科技大学审计处档案管理办法
2013-04-08 11:17  

加强学校审计档案管理,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《教育系统内部审计准则》,结合我校实际情况,制定本办法。

第一条 为加强审计工作,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国审计法》和《内部审计暂行规定》制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,是指审计处在进行审计监督或审计调查活动中所形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、音像、软盘等不同形式的历史记录。

第三条 审计处审计档案管理工作接受上级业务主管部门和学校档案行政管理部门的指导和监督。

第四条 审计处设兼职财务审计档案管理人员和基建、维修审计档案管理人员各一名,具体负责本单位审计档案的整理、保管、编研和统计工作。

第五条 审计档案的建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度,采取按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

第六条 应归入财务审计档案的文件是:

(一)审计通知书、审计意见书、审计决定、审计建议书等审计公文;

(二)审计证据、审计工作底稿、审计报告及审计报告征求意见书;

(三)审计工作方案、审定审计报告的会议纪要、检查审计决定执行情况的记录等文件材料;

(四)有关审计项目的请示、报告、批复、问函、复函等文件材料;

(五)与具体审计项目有关的群众来信、来访记录等材料。

第七条 应归入基建、维修工程审计档案的文件材料是:

(一)建筑、维修工程招标合同书、施工合同及招标原始登记文字材料等;

(二)施工材料计划、材料调整表等相关资料;

(三)施工、设计变更通知单、施工变更图等;

(四)有关施工项目的批复、签证;

(五)施工技术资料、会审资料;

(六)施工组织设计资料、施工竣工报告;

(七)建筑、维修工程的结算书;

(八)施工的全套图纸。

第八条 不归入审计档案的文件材料是:

(一)与审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书;

(二)用作审计依据,或未经核实的证明材料;

(三)未经领导签审的文件草稿;

(四)其他不应归入审计档案的文件材料。

第九条 审计文件材料按项目立卷,一个审计项目可立一个卷或几个卷,一般不得将几个审计项目的文件材料合并为一个卷。基建、维修工程结算审计的立卷,一个基建工程项目结算审计单独立卷;零星维修工程结算审计每季度立一卷,数量多不便于立一卷可按不同项目分类立卷。

跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。

第十条 财务审计案卷内文件材料一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。

结论性文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度的方法进行排列;

证明性文件材料,按与审计报告所列问题和审计意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿,分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列。

第十一条 基建、维修工程案卷内应以工程结算书、经济合同、施工、材料等技术资料、 施工图纸等顺序进行排列,封面并附明详细清单。

第十二条 审计案卷内每份或每组文件之间的排列顺序是:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第十三条 审计项目一经实施,立卷责任人应及时收集本项目的文件材料,审计终结时,立卷责任人应对本项目形成的全部文件材料进行整理,鉴别和取舍,并按立卷的方法和规则进行组卷经审计组长复查后依照有关规定进行案卷的编目和装订。

第十四条 审计文件材料的归档,应坚持以审计项目案卷为单位进行交接,归档时间不得迟于该项目审计结束后的次年4月底。

第十五条 按照档案行政管理部门的要求,及时办理审计档案的分类、整理、归档工作。

第十六条 审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定,分为永久、长期(16年至20年)和短期(15年及其以下)三种。

第十七条 审计档案的密级及其保密期限,按卷内文件的最高密级确定,并按有关规定作出标识。

第十八条 借阅审计档案,一般应限定在审计处内部。凡需要将审计档案借出审计处或要求出具审计档案证明的,应经审计处长审批。

第十九条 本办法由审计处负责解释。

本办法自2013年3月1日起执行。

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